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KPIs: saiba as principais vantagens

Vimos que os KPIs, ou indicadores de desempenho, auxiliam na gestão empresarial. 

 

Através deles é possível obter informações valiosas, medir e avaliar o desempenho de processos internos e gerenciar de forma mais eficaz possível.

 

Com isso, capacitam as conquistas de metas e objetivos previamente definidos pela empresa. Assim como analisar as tarefas que foram usadas para realizá-las.

 

Com certeza apresentam muitas vantagens, pois ao invés da equipe seguir sem rumo, ela pode se basear em informações e números concretos.

Otimização de seu negócio

Com o planejamento correto, é possível definir objetivos, traçar metas e implementar um plano de ação.

 

Com esse caminho traçado, através dos KPIs é possível aprimorar a empresa como um todo. 

 

É possível analisar os pontos fracos em seus projetos e compará-los com a meta inicial e ver se tudo está indo no caminho certo.

 

Veja por exemplo como os KPIs auxiliam no gerenciamento de projetos.

Principais vantagens dos indicadores de performance

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Identificar as fraquezas

Você pode analisar os pontos fracos de seus projetos, comparar com a meta inicial e ver se tudo está indo para o caminho certo.

Auxiliar na tomada de decisão

 

Para tomar decisões, é preciso ponderar diferentes coisas, para isso você se faz perguntas.

 

Mesma coisa com os KPIs. Para tomar as decisões certas, você também estará fazendo as perguntas certas.

 

Ambas trabalharão em conjunto para buscar soluções efetivas e mudar a empresa para melhor. 

 

Uma coisa não deu certo? Qual é a alternativa para isso? Como consertar o que está atrapalhando meus planos?

Controle de qualidade

Com o monitoramento e avaliação de estratégias e procedimentos, o padrão de qualidade aumentará e medidas assertivas serão implementadas.

 

O processo de ouro resultando em sucesso consiste em: comparação, autoavaliação e correção.

Redução de custos operacionais

O uso de key performance indicators oferece uma visão geral sobre a estrutura empresarial e quais pontos devem ser melhorados. 

 

Dessa forma é mais fácil fazer as devidas correções com precisão, evitando desperdícios de tempo e recursos.

Aumento de produtividade

Os indicadores chave de desempenho auxiliam a visualizar e analisar a atividade dentro da empresa, identificando logo o que está certo ou errado.

 

Assim buscando implementar dinâmicas que incentivem tanto de forma individual, como de forma coletiva e melhorem a forma com que as pessoas vão trabalhar.

Otimização de recursos

Sejam da área financeira, de recursos humanos ou de infra-estrutura, fica mais fácil de acompanhá-los com o uso de KPIs.

 

Isso porque eles fornecem informações precisas para comprovar se cada área está tendo resultados de acordo com as expectativas.

Como os resultados ficarão mais corretos e sustentáveis, isso pode melhorar por exemplo, os índices de ROI, o que garante uma aplicação inteligente dos recursos financeiros.

Resultados quantificáveis

Medindo os resultados de forma mensurável, permite que as estratégias sejam feitas e moldadas de acordo com o progresso dos projetos.

 

Satisfação dos clientes

Buscando excelência no funcionamento da empresa, os KPIs possibilitam que resultados melhores sejam entregues, e assim agradando o público.

 

O Key Performance Indicator aponta o que deve ser mudado, como deve ser mudado, e por que. Mostra soluções, controla a qualidade e a agrega valor aos clientes.

 

Sem falar na questão de gestão de relacionamentos, já que os indicadores são capazes de ajudar a empresa a tomar decisões significativas.

 

Eles possibilitam os melhores resultados, garantindo a satisfação do cliente  e o funcionamento de alta qualidade da empresa.

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KPI – Key Performance Indicator: o que é

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Para empresas garantirem êxito no mercado, é necessário implementar metas e avaliá-las. Uma maneira de realizar isso é através dos KPIs.

 

KPI vem do inglês, Key Performance Indicator que em português significa Indicador Chave de Desempenho.

 

Também conhecido como KSI, Key Success Indicator, ou, Indicador Chave de Sucesso.

Muitas pessoas ainda consideram esses indicadores como métricas, mas vamos ver que não é bem assim. Confira abaixo.

 

KPI x Métrica

São termos que confundem por serem parecidos, mas na realidade há uma diferença.

 

Uma métrica é uma informação que define o comportamento do consumidor, geralmente em forma de indicadores brutos. 

 

Por exemplo: número de visitas no blog, número de compartilhamentos, etc. 

 

Já o KPI é uma medição dos resultados de objetivos estratégicos para que sua empresa tenha resultados positivos.

 

Uma métrica pode vir a tornar-se um KPI quando cumpre a função de auxiliar na tomada de decisão da empresa.

 

Agora ficou claro, não é mesmo?

 

KPI: conceito

Mas o que são Key Performance Indicators (KPI) de fato? São medidores utilizados para que sua empresa tenha sucesso.

 

Assim como uma forma de acompanhar o nível de desempenho, em que gestores e funcionários se alinham para implementar estratégias eficientes durante todo o processo da empresa para obter resultados.

 

Principais KPIs

Os principais indicadores podem ser divididos em 4 tipos:

Indicadores de Produtividade: 

É a relação entre a quantidade de entregas e os recursos utilizados durante um período de tempo.

Indicadores de Qualidade

É a relação entre o número de entregas dentro do padrão e as entregas totais.

 

Devem estar alinhados aos índices de produtividade, pois ajudam a compreender qualquer desvio durante um processo produtivo.

 

Nele, deve se retratar a percepção dos clientes finais.

Indicadores de Capacidade

É a quantidade de entregas que um processo pode fazer com certos recursos em um período de tempo.

Indicadores Estratégicos

Estão relacionados aos fatores críticos de sucesso. Indicam o caminho que a empresa está seguindo em relação aos objetivos  previamente estabelecidos.

 

Eles comparam o antes com o agora para avaliar se há necessidade de mudança/melhora.

Tipos de KPIs

Não somente os vistos acima, há também os indicadores de 3 dos setores básicos de uma empresa. 

 

Sendo eles: Administrativo (Financeiro), Vendas (Comercial) e Marketing.

 

Cada área também conta com seus próprios indicadores, que podem se complementar. 

 

Um exemplo são os setores financeiro e comercial estarem alinhados e contam com indicadores que podem ser compartilhados como: Receita da empresa, despesas, impostos, rentabilidade e ROI.

 

E no caso dos indicadores de vendas, eles podem ser divididos em:

KPIs de Vendas

Indicadores Estratégicos ou Primários

São acompanhados pela diretoria da empresa, que mostram aos gestores se os objetivos estratégicos estão sendo alcançados.

 

Eles não dependem de uma análise aprofundada para chegar à uma conclusão. 

Ex: faturamento bruto do mês.

Indicadores Táticos ou Secundários

São acompanhados por gestores de cada setor da empresa para ver como está cada área específica. 

 

Eles explicam por que o objetivo foi alcançado ou não.

Ex: faturamento por linha de produto

Indicadores Operacionais ou Terciários 

São acompanhados por especialistas de cada área. Estão ligados a atividades e ações que sustentam os outros indicadores com informações mais detalhadas.

Ex: nº de vendedores por canal de vendas.

Marketing Digital

 

Já no Marketing, especificamente o digital, os indicadores principais estão associados a canais de comunicação online, como blog e redes sociais. 

 

Exemplos de principais indicadores do Marketing Digital são: 

Taxa de conversão

vendas ÷ visitas no site   

Taxa de rejeição  

Pessoas que entraram no site mas não navegaram nele o suficiente. Não acessaram outras páginas, saíram rápido demais…

Engajamento

visitantes que interagiram ÷ total de visitantes

 

Sim, existem vários indicadores, mas é importante ficar atento na forma que você irá escolhê-los. Por isso, separamos algumas informações.

Como definir

Os indicadores precisam ser significantes e fáceis de mensurar. Para isso, é indispensável realizar uma pesquisa apurada do mercado, da concorrência e das personas do seu negócio. 

 

É preciso entender sua oferta ao mercado e os aspectos que mais vão agregar valor para você e seus clientes.

 

Além disso, é necessário acompanhar a evolução dos indicadores e os resultados que estão sendo alcançados.

 

Uma dica para estabelecer alguns indicadores é utilizar a estratégia de metas SMART. 

 

Do inglês, Specific (Específica), Measurable (Mensurável), Attainable (Atingível), Relevant (Relevante) e Time-Bound ou Timely (Tempo).

 

Específica: 

A meta deve ser direcionada, a fim de evitar subjetividade. Por exemplo, ao invés de estabelecer a meta como “Conseguir mais clientes”, o ideal seria “Conseguir mais 20 clientes até mês que vem.

Mensurável: 

Com uma meta específica, é preciso medi-la, também de forma clara. Como no exemplo acima, seria necessário avaliar se os clientes estão chegando e a quantidade em que estão vindo.

Atingível:

A meta não deve ser impossível de alcançar. Ela deve ser algo que condiz com a realidade da empresa. 

 

Por exemplo, uma empresa de apenas 30 funcionários não pode produzir em grande escala nem deve ter as metas de uma empresa de 500 funcionários.

Relevante:

Não adianta estabelecer metas que não façam sentido para você apenas por fazer. Nem mesmo se basear em concorrentes com sistemas de gestão e vendas muito diferentes dos seus.

Tempo:

Você pode reunir todos os elementos acima de forma correta, mas é preciso definir um período de tempo para cumprir suas metas. Lembre-se: uma meta sem prazo é apenas uma fantasia.

Cuidado com os indicadores de vaidade!

Por vezes, na intenção de querer observar tudo, empresas focam em informações que não ajudam na tomada de decisões da empresa.

 

Elas não devem ser ignoradas. Contanto, por si só, não valem muita coisa e por isso não são relevantes o suficiente para guiar a equipe. 

 

Acompanhamento dos KPIs

 

Após definidos, é fundamental utilizar uma ferramenta de gestão para acompanhá-los meticulosamente.

 

Um exemplo é a ferramenta Simple KPI. É uma ferramenta que baseia-se em mostrar resultados de maneira gráfica e didática.

 

Nela é possível visualizar dashboards que analisam e monitoram os principais indicadores.

 

Assim como criar relatórios de KPI mais detalhados, de maneiras diferentes, como textos, gráficos e tabelas.

Você pode pensar que dá trabalho, mas acredite, vale a pena utilizar e acompanhar os KPIs.

 

KPI: por que usar

 

Porque um dos motivos deles serem utilizados em instituições a fim de agrupar as melhores técnicas e aplicá-las no funcionamento interno e resultado externo da empresa.

 

Assim como auxiliar no diagnóstico corporativo para obter melhor posição no mercado.

 

Se quer saber mais, confira nosso outro conteúdo de KPIs aqui.